Extern vertrouwenspersoon

Voorkomt “gedoe” op uw werkvloer

Extern vertrouwenspersoon

Conflicten zijn van alle dag. Dat komt voor binnen alle sectoren en alle geledingen. Binnen uw bedrijf met een conflict geconfronteerd worden is nooit leuk: niet voor u en niet voor de betreffende medewerker(s). Soms is het moeilijk om een conflict intern op te lossen. Met een externe vertrouwenspersoon kan dat verhelderend werken. Een externe vertrouwenspersoon is iemand die namens de betreffende organisatie betrokken is en aan wie mensen vertrouwelijke zaken kwijt kunnen. Vaak hebben deze betrekking op bijvoorbeeld seksuele intimidatie of persoonlijke problemen.

Externe vertrouwenspersonen zijn onafhankelijk, kijken objectief tegen een probleem aan en zijn opgeleid en ervaren om een goede bijdrage te leveren aan de oplossing van een conflict. Een externe vertrouwenspersoon kan zelfstandig optreden als aanspreekpunt voor alle medewerkers die een klacht hebben op het gebied van ongewenste omgangsvormen en zorgt voor de eerste opvang van de slachtoffers van ongewenste omgangsvormen. Een externe vertrouwenspersoon gaat samen met de melder zoeken naar oplossingen en gaat na of oplossingen in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoren. Een externe vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat de klachten geregistreerd worden, verwerkt worden en analyseert en interpreteert ze tot informatie voor het management.

Naast opvang voor slachtoffers biedt een externe vertrouwenspersoon ook presentaties en trainingen aan die een bijdrage leveren aan het optimaliseren van de kwaliteit van de veiligheid van de individuele medewerker en aan het bewustwordingsproces betreffende (ongewenste) omgangsvormen. Tevens levert de externe vertrouwenspersoon een bijdrage aan de jaarlijkse rapportage rondom Arbo verslaglegging. Ze kan ondersteunen bij het nieuw c.q. aan te passen beleid op het gebied van ongewenste omgangsvormen en gedragscode die aansluit bij uw bedrijfsvoering.

Naast het bemiddelen bij conflicten is een externe vertrouwenspersoon uw luisterend oor voor de medewerkers. Verder kan het van pas komen wanneer een medewerker gewoon even zijn/ haar problemen van zich af kan praten. Dit werkt in de meeste gevallen preventief en kan ziekteverzuim voorkomen.

Waarom de Externe Vertrouwenspersoon?
De werkgever is verantwoordelijk voor het voorkomen, dan wel beperken van ongewenste omgangsvormen en voor het oplossen van problemen op dit gebied. Ook is hij verantwoordelijk voor het uitvoeren en uitdragen van het beleid ervan binnen de organisatie. Bovendien heeft hij als goed werkgever een zorgplicht voor de veiligheid op het werk. De werkgever kan aansprakelijk worden gesteld indien deze plicht niet wordt nagekomen of wordt verzaakt. Van de verantwoordelijkheid afgeleid, ligt er een hoofdverantwoordelijkheid voor het zorgen voor een veilige werkplek bij het management, de directie, het bestuur en alle leidinggevenden.

Het is niet wettelijk verplicht om een externe vertrouwenspersoon te verbinden aan uw organisatie. Toch is het raadzaam dat wel te doen. Juridisch gezien is er inmiddels veel jurisprudentie, waaruit blijkt dat rechters zich laten leiden door artikel 3, lid 2 in de Arbeidsomstandighedenwet. In dit artikel is de verplichting opgenomen om binnen algemene arbeidsomstandighedenbeleid een beleid te voeren dat is gericht op voorkoming, dan wel beperking van psychologische arbeidslast (PSA). Samengevat legt artikel 3 in feite de verplichting op om een beleid te vormen gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Indien een werkgever niet kan aantonen een dergelijk beleid te voeren, dan zal de werkgever aansprakelijk gesteld worden. Door een externe vertrouwenspersoon aan te stellen en daarnaast een meld- en klachtenregeling, gedragscode, registratie van incidenten en opvang na incidenten te regelen kan een werkgever zich beroepen op goed werkgeverschap.

Welke aandachtsgebieden heeft de externe vertrouwenspersoon van Zorg Assist Management?
Zorg Assist Management beschikt over onafhankelijke externe vertrouwenspersonen (o.a. Mevr. Y. van Dijk) die zijn aangesloten bij de brancheorganisatie LVVV. Kort samengevat zijn er 5 aandachtsgebieden, waarbij een externe vertrouwenspersoon kan ondersteunen:

  • Pesten
  • Discriminatie
  • Seksuele intimidatie
  • Agressie en geweld
  • Werkdruk

Ook als er een situatie ontstaat, dat iemand als klokkenluider een melding wil maken, is het raadzaam om hierbij een externe vertrouwenspersoon in te schakelen.

Welke taken heeft uw externe vertrouwenspersoon
1. Klachtafhandeling
2. Voorlichting & preventie
3. Signaleren en adviseren van het management
4. Zorg Assist Management levert aanvullend kwartaalrapportages en een jaarrapportage.

 

Uiteraard gaan wij strikt vertrouwelijk om met alle informatie die wij horen en zien! Wij helpen u graag en nemen u werk uit handen. Bel ons voor een vrijblijvende afspraak, of offerte!

GECERTIFICEERD KWALITEITSSYSTEEM

De KwaliteitsTip van ZAM

Het van pas komen wanneer een medewerker gewoon even zijn/ haar problemen van zich af kan praten. Dit werkt in de meeste gevallen preventief en kan ziekteverzuim voorkomen.

Wij helpen u graag om dat onafhankelijke luisterende oor te kunnen aanbieden.

KOM SNEL IN CONTACT MET ZAM

Wij bellen u graag terug!